Митап редко срывается одним большим опозданием. Он съезжает по минуте: открытие началось на пять минут позже, первый спикер взял ещё три сверху, вопросы растянулись. К последнему докладу зал уже смотрит на часы, а последнему спикеру остаётся половина времени.
Почему план съезжает
Люди почти всегда недооценивают, сколько займёт их собственная работа. В психологии это называется ошибкой планирования. В классическом исследовании Бюлера, Гриффина и Росса студенты в среднем рассчитывали закончить диплом за 34 дня, а ушло 55,5; в собственный срок уложились около 30 % [1]. Спикер, который говорит «у меня ровно 20 минут», ошибается в ту же сторону. Злого умысла тут нет: он вспоминает план доклада, а не свои прошлые выступления.
Поздний старт тоже обходится дороже, чем кажется. Аллен, Леманн-Вилленброк и Рогельберг проверили это в эксперименте: встречи начинали на 5 или 10 минут позже срока. В таких встречах участники ниже оценивали и удовлетворённость, и результат, а идей предлагали меньше и худшего качества [2].
Что помогает
- Запас в плане, а не надежда. Заложите в программу буфер — например, 5 минут на каждый час — и поставьте его отдельным этапом, а не размазывайте по докладам. Растворённый в докладах буфер съедают первые спикеры.
- Перерывы — тоже этапы. В исследовании Microsoft у участников четырёх получасовых встреч подряд напряжение по ЭЭГ нарастало от встречи к встрече. С десятиминутными паузами между встречами оно не копилось [3]. Перерыв в программе — это время, на которое зал восстанавливает внимание, а не запас на опоздания.
- Спикер должен видеть время сам. Ведущему неловко перебивать человека на сцене, а спикеру трудно следить за часами. В клубах Toastmasters для этого есть отдельная роль — таймер. Он заранее сверяет со спикером длину выступления, показывает сигналы и включает красный, когда отведённое время вышло [4]. Как договориться со спикером о времени — в гайде о регламенте выступления.
- Отмечать ход, а не держать в голове. Если ведущий отмечает начало и конец каждого этапа, видно, на сколько программа отстаёт сейчас, и решение «сократить вопросы» принимается на втором докладе, а не на последнем.
- Репетиция с секундомером. Прогон хотя бы с двумя спикерами показывает реальную длину лучше любых обещаний — см. ошибку планирования выше.
Как это выглядит на настоящем митапе — с планом и фактом по каждому этапу — в гайде о сценарии мероприятия по минутам.
Как это сделать в «По минутам»
Программа собирается из этапов с минутами и ведущими. На митапе ведущий отмечает этапы с телефона, спикеры и зал видят, сколько осталось, а экран зала выводится на проектор. Если этап затянулся, к плану добавляются минуты, и табло пересчитывает время до конца. После репетиции прогресс сбрасывается одной кнопкой.